Lista rzeczy do zrobienia nigdy nie jest łatwa. Jest tak wiele do zrobienia w ciągu jednego dnia! Ale sprawy wciąż się piętrzą i piętrzą. Jak sobie radzić z codzienną listą rzeczy do zrobienia? Czy to prawda?
Treść Czym jest Reguła 1-3-5 Jak zastosować Regułę 1-3-5 Jak poradzić sobie z codzienną listą zadań do wykonania: Proste wskazówki Określ swoje zadania konkretnie Zacznij najpierw od najtrudniejszego zadania Zrób 1-3- Lista 5 z wyprzedzeniem Bądź elastyczny
Eksperci są zgodni: 41 procent rzeczy nigdy się nie udaje. Dlatego WomanEL radzi Ci stosować zasadę 1-3-5.
Co to jest reguła 1-3-5?
Nieukończenie list rzeczy do zrobienia zrzucamy na przerwy i tendencję do odwlekania, ale skazujemy się na porażkę przeciążając listy rzeczy do zrobienia, nie robiąc planów koncepcyjnych i nieoszacowując, ile czasu zajmie wykonanie zadań (jest na to nawet słowo: „błąd planowania”).
Dobra wiadomość jest taka, że zasada 1-3-5 eliminuje wszystkie nasze niedociągnięcia. Stworzony przez założyciela i prezesa The Muse, Alexa Cavulakosa, to jeden z jej sekretów, aby faktycznie zrobić wszystko w ciągu jednego dnia. Oto krótki opis: „Każdego dnia pamiętaj, że możesz osiągnąć tylko jedną dużą rzecz, trzy średnie i pięć małych.”
Jak zastosować regułę 1-3-5
Pierwszym krokiem jest utworzenie obszernej głównej listy wszystkiego, co musisz zrobić. Następnie zawęź tę listę do lżejszej codziennej listy rzeczy do zrobienia. Wybierz jedno duże zadanie, trzy średnie i pięć małych do wykonania każdego dnia, tak aby Twoja codzienna lista rzeczy do zrobienia składała się tylko z tych dziewięciu pozycji.
Na przykład, jeśli masz duży projekt z terminem realizacji do końca tygodnia, przydzielisz go jako jedno duże zadanie. Następnie zidentyfikujesz trzy pośrednie zadania, takie jak rozmowa z klientami, planowanie spotkań i wysyłanie faktur. Na koniec listę uzupełni pięć małych zadań. Może to być odpowiadanie na priorytetowe e-maile, planowanie spotkań, komunikowanie się z członkami zespołu lub inne zadanie, którego wykonanie nie zajmie Ci dużo czasu.
Przygotowując listę 1-3-5 przed rozpoczęciem dnia, Ty będzie świadomie zarządzać Twoim czasem, koncentrować się i ustalać priorytety najważniejszych zadań.
Jak sobie radzić z codzienną listą rzeczy do zrobienia: proste wskazówki
Teraz, gdy masz już jasne ramy planowania swojego dnia, czas zastosować zasadę 1-3-5 w praktyce. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci odnieść korzyści z wdrożenia tej zasady.
Określ swoje zadania
Tworząc listy rzeczy do zrobienia, zwykle zapisujemy każde zadanie w kilku słowach, w najlepszym razie niejasnym opisie. Nieopisowy charakter naszych list stanowi jedynie kolejny środek odstraszający i marnuje czas, ponieważ zastanawiasz się, jak w ogóle rozpocząć to zadanie. Zamiast tego zapisz jasne, wykonalne cele, abyś rozpoczynając każde zadanie był gotowy, aby się w nie zagłębić. Na przykład zamiast po prostu wpisywać „e-maile” na liście 1-3-5, napisz „uporządkuj e-maile w odpowiednie kategorie” lub „odpowiadaj na oznaczone e-maile”.
Zacznij najpierw od najtrudniejszego zadania
Według Briana Tracy, autora legendarnej książki o produktywności Zjedz tę żabę! (sprzedano w ponad 450 000 egzemplarzy i przetłumaczono na 23 języki), jeśli pierwszą rzeczą, którą robisz każdego ranka, jest zjedzenie żywej żaby, oznacza to, że najtrudniejsza rzecz dnia jest już za Tobą. „Twoja żaba jest Twoim największym i najważniejszym zadaniem. To jest to, co najprawdopodobniej odłożysz. Zatem „zjedz tę żabę” to inny sposób powiedzenia, że jeśli masz przed sobą dwa ważne zadania, zacznij najpierw od największego, najtrudniejszego i najważniejszego. Innymi słowy, uczyń swoją żabę jednym wielkim zadaniem, największym wyzwaniem, rzeczą, którą odłożysz na później.
Zrób wcześniej listę 1-3-5
Zanim wyjdziesz z pracy, poświęć kilka minut na ustalenie swoich 1-3-5 na następny dzień, abyś rano był gotowy do działania. Poświęć trochę czasu, aby usiąść i starannie zaplanować swoją listę 1-3-5. Na dłuższą metę zaoszczędzisz czas, jeśli poświęcisz dodatkowe 5–10 minut na utworzenie listy celowo, a nie dla kaprysu. Jeśli nie chcesz iść do starej szkoły i pisanie wszystkiego ręcznie nie jest dla Ciebie, spróbuj użyć aplikacji do tworzenia cyfrowych list rzeczy do zrobienia, takich jak Todoist, Google Tasks lub Trello, albo wypróbuj szablon The Muse.
Bądź elastyczny
Jeśli dziewięć rzeczy nadal wydaje Ci się za dużo do zrobienia lub Twoje dni są wypełnione spotkaniami, być może będziesz musiał ograniczyć z powrotem. Zacznij od 1-2-3 i stopniowo idź do 1-3-5. Redaktorzy Muse, którzy na własnej skórze wypróbowali zasadę 1-3-5, sugerują pozostawienie niektórych pól zadań pustych, aby można było je wypełnić w miarę ich pojawiania się, zwłaszcza jeśli Twoja praca generuje wiele nieoczekiwanych zadań. Nie skupiaj się na liczbach i logistyce. Wypróbuj metodę 1-3-5 (lub własną wersję), która pomoże Ci zająć się tym, co dla Ciebie najważniejsze.
Aby odnieść sukces w dzisiejszym miejscu pracy, musisz opanować tę potężną umiejętność. Jest niedoceniany!